TODOリストと仕事の効率化[のあろーぐ03]

 

「知床半島に月は昇る」 斜里町にて撮影

 「知床半島に月は昇る」 斜里町にて撮影

2010年5月に斜里町で撮影した月の出。
なんとなく花札の構図に似てる?!(笑)
 

1月4日ですね~ 今日からお仕事でした。
仕事はじめからガシガシとやるのもあれなんで、午前中は仕事の環境整備をしてました。




去年はいろいろと忙しかったせいもあって、どうも納得のいく仕事ができなかったように思います。多くの業務を平行してやらなければならない場面が多かったために、広い視野で判断できなかったり、優先順位を間違えてバタバタしたり、ですね。

今年も引き続き忙しいと思われるので、ちょっと対策が必要だなと思った次第です。そこで今日やったのは、、

「TODOリストの作成」

です。やらなければならない仕事を管理するためのソフトですね。エクセルでマクロを組んで作りました。とってもシンプルですが使い勝手は良さそう。

エクセルの1行を1業務とし、左から順に、

記入日|目標期限|残日数|最終期限|所要時間|業務内容|経過|完了|備考|

という形で記入欄を作りました。
新しい仕事が入って来たら、一番下の行にこれらの情報を記入して、上部に設置したボタンをクリックすると、残日数が少ない順にソートされるようになってます。そして、その業務が終わったときに「完了」の欄にチェックを入れると一番下に下がります。

さらに、期限が残り1週間を切った業務はセルがオレンジ色に、前日に迫った業務は赤に変わるようにしました。これで期限の迫った仕事を見逃すことはあるまい(笑)

少し使ってみて意外と良いなと思ったのが、「所要時間」の項目です。2日とか0.5日とか見込みで書くんですが、これを考えて書くことで仕事の優先順位を検討できるんですね。期限がまだ先だからと言って、もしかしたら1時間で終わってしまうかもしれない仕事を後回しにしていたら、先方にも悪いですし、そもそも仕事が減っていきません。

このTODOリストを使うことで、そういうことが一目瞭然になりますし、期限までの仕事のボリュームが分かりますので残業も計画的にできますよね。

仕事の効率化。

2016年のNoahはこれで一味違う仕事ができる、、、と良いなあ(笑)
 

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